Cosa si intende con budget del flusso di cassa e da cosa è composto
L’azienda esiste e realizza un profitto investendo con successo denaro in beni e produzione, il che consente di generare entrate. Di conseguenza, i flussi finanziari (ad esempio, le spese e le entrate) sono ovunque e devono essere controllati. Controllare ciò che accade senza fare un piano e senza analizzare le deviazioni è quasi impossibile – questo processo è chiamato budgeting. La pianificazione del movimento del denaro e l’analisi della deviazione dalla realtà creano il budget del flusso di cassa. L’azienda dovrebbe essere in grado di comporre, aderire costantemente ad esso e tenere report. Di solito, il budget del flusso di cassa è realizzato in Excel, per poi passare all’automazione in 1C.
Cosa si intende con budget del flusso di cassa
Il budget del flusso di cassa permette di controllare il cash flow e ci indica come gestirlo al meglio. All’interno di esso troviamo:
- entrate finanziarie,
- spese.
È fondamentale specificare che la difficoltà della formazione del bilancio dipende dal fatto che i costi sono noti in anticipo, ma il reddito è imprevedibile. Questa è la principale difficoltà nell’analisi e nella previsione. Fare un bilancio è importante perchè cerca di renderli più realistici nella prospettiva di una settimana, mese, trimestre o anno. L’obiettivo è prevenire i gap di cassa, cioè fare in modo che i pagamenti non superino le entrate del budget. La situazione ideale e l’obiettivo globale è quello di creare un budget in cui le entrate sono maggiori delle spese. La difficoltà di questo compito dipende da molti fattori. Il principale è la gestione delle spese. La spesa può sempre essere ridotta, ma è facile danneggiare l’impresa. Se si crea un bilancio come “guida”, allora questa situazione può essere evitata, perché si cerca di raggiungere l’ottimo.
Vale la pena ricordare che il budget non viene semplicemente creato. Per strutturarlo, sono necessari documenti che sono considerati una base sufficiente. Questi includono:
- Documenti primari: assegni, ricevute, estratti conto bancari.
- Contratto con le controparti.
- Bilancio delle entrate e delle spese.
Perché è importante il budget del cash flow
L’avvio del processo di automazione della contabilità per le imprese di solito inizia con il budget del flusso di denaro in Excel, e spesso questo è il punto in cui si fermano – non passando all’avvio del budget d’esercizio. Fare ciò, però, è sufficiente solo se l’organizzazione non ha impegni a lungo termine.
Le imprese commerciali e manifatturiere dovrebbero essere le prime a pensare alla compilazione del budget del cash flow in 1C dovrebbe, in quanto sono organizzazioni con un lungo ciclo finanziario. Questo significa, ad esempio, che un prodotto può essere prodotto all’inizio di un anno solare e implementato alla fine. Di conseguenza, le entrate arriveranno solo dopo un anno e durante questo periodo, l’impresa deve avere i soldi per mantenere attivo il ciclo di produzione.
Cosa è incluso del budget del cash flow
Il bilancio del flusso di cassa è abbastanza ampio, in quanto copre una vasta gamma di attività. Per semplificare, tutte le operazioni sono categorizzate in tre gruppi, a seconda della loro natura e scopo, ovvero:
- Attività di investimento.
- Attività operative.
- Attività finanziarie.
Attività di investimento
Include qualsiasi collocamento di capitale che in futuro può portare profitto. Ad esempio, tale spesa può essere l’investimento di beni aziendali in una filiale o il costo delle entrate per l’aggiornamento dell’hardware. Vale anche la pena ricordare che l’azienda può acquistare titoli, immobili e fornire prestiti – tutto questo è considerato un investimento.
Attività operative
L’obiettivo principale dell’attività operativa dell’impresa è quello di trarre profitto dal prodotto finale. Pertanto, i costi in questa sezione coprono i costi di produzione e vendita, nonché le esigenze attuali. Ad esempio, è possibile allocare i costi per:
- produzione del prodotto,
- logistica,
- retribuzione del personale,
- manutenzione di locali e attrezzature in forma di lavoro,
- vendita di beni.
L’attività operativa copre non solo la produzione, ma anche lo stoccaggio, la vendita e il commercio. Vale la pena considerare che per ogni sfera, l’attività operativa sarà unica, in quanto deve corrispondere allo scopo dell’esistenza dell’organizzazione.
Molto spesso, l’attività operativa è l’oggetto principale nella stesura del budget del cash flow, poiché è il punto nevralgico per le imprese con un lungo ciclo finanziario.
Attività finanziaria
L’impresa è interessata a raccogliere fondi aggiuntivi. Le fonti di Finanza possono essere società per azioni, individui-istituti di credito. Questa sezione include il lavoro con i fondi di credito, i prestiti che l’organizzazione ha preso.
I soldi extra non sono considerati entrate, sono sempre inviati all’interno dell’azienda. I fondi vanno a coprire il divario tra spese e redditi, o investiti in produzione, attrezzature, personale.
Il rovescio della medaglia delle attività finanziarie è il pagamento degli interessi ed il ritorno dei prestiti.
Caratteristiche delle tipologie di bilancio
Il bilancio del flusso di cassa è spesso confuso con il bilancio delle entrate e delle spese. Queste sono cose diverse, anche se includono parametri a volte ripetitivi. Così, nella lista delle entrate e delle spese troveremo:
- fonte di reddito,
- spese di rinvio,
- entrate e spese,
- profitto / perdita,
- ammortamento,
- differenza nella conversione di valute.
La specificità del bilancio del flusso di cassa consente di includere ulteriormente nell’analisi:
- direzione di tutti i flussi di cassa,
- volumi e date di ogni pagamento e ricevimento,
- fatturato finanziario con una certa frequenza,
- saldo in classe per una data specifica,
- pagamento delle imposte e dei debiti di prestito,
- risultati sui titoli e altro ancora.
Cosa compone il bilancio del cash flow
Il bilancio si presenta in tre modo:
- deficitario,
- surplus,
- equilibrato.
Per l’azienda è vantaggioso concentrarsi sulla tipologia del surplus, in quanto il reddito è maggiore delle spese e la differenza tra loro forma valore aggiunto, redditività o margine.
Per la sua compilazione, vengono utilizzati metodi diretti e indiretti. Per fare ciò, è necessario registrare tutte le spese, i ratei e le entrate. L’importo e la data vengono immessi nel budget senza adeguamenti al momento dell’operazione.
Fattori che possono essere presi in considerazione quando si utilizza il metodo diretto:
- attività degli acquirenti,
- informazioni per fornitori e appaltatori,
- numero di personale e retribuzione,
- pagamenti regolari in fondi (ad esempio, la sicurezza sociale),
- pagamento delle tasse e crediti,
- transazioni finanziarie con i fondatori e gli azionisti.
Documenti che verranno utilizzati:
- Bilancio di entrate e spese – è necessario accedervi in anticipo.
- Piani di vendita con vari intervalli (trimestrali, annuali).
- Tutti i contratti con i fornitori, istituti di credito e acquirenti.
- Estratti conto bancari.
Il bilancio del flusso di cassa viene creato in diverse tappe.
Tappa 1: contabilità delle entrate
Alla base del piano delle entrate c’è il piano delle vendite. Questo indica il cliente, il volume delle merci e la data di ricevimento dei fondi. In questa fase, questo è sufficiente – è stata formata una parte redditizia. Una situazione si considera normale quando sono descritti in dettaglio solo i mesi imminenti, e quelli lontani sono caratterizzati da entrate occasionali.
Tappa 2: contabilità delle spese
In questa fase, è necessario determinare dove e quando si sposterà il denaro. La maggior parte dei costi servirà per pagare i principali fornitori, ma su deve tener conto di tutte le attività dell’organizzazione: investimenti, attività operative e finanziarie. I costi sono indicati per l’intero ciclo finanziario, non per il singolo fatto.
Fase 3. Pagamenti condizionali
Qui vengono presi in considerazione gli altri costi che sono inclusi nelle attività operative: tasse, utenze, costi di pubblicità e sviluppo, retribuzione, manutenzione dei locali. Sulla base dei documenti normativi, viene stabilita la frequenza con cui viene effettuato il calcolo di questi articoli. Non è consentito inserire date esatte, ma valori medi.
Per quelle spese che saranno singole (società pubblicitaria) viene creato un grafico separato.
Le fasi 1-3 riguardano l’attività operativa dell’impresa.
Tappa 4: attività di investimento
La base per la creazione di questa parte del bilancio del flusso di cassa può essere un piano di investimento, un progetto di spesa in conto capitale o il bilancio delle entrate. Se non ci sono tali documenti, è necessario comunicare con i dipendenti dell’azienda che si occupano di questioni finanziarie. Si raccomanda, inoltre, di approvare un piano di investimento con il responsabile per l’anno in corso.
Vale la pena considerare non solo i costi, ma anche il reddito da attività di investimento: interessi sul prestito, dividendi, pagamenti su azioni e titoli.
Tappa 5: attività finanziaria
Questa sezione è necessaria per mettere i fondi liberi in depositi, guadagnare interessi in obbligazioni e lavorare con i creditori. L’obiettivo principale in questa fase è trovare denaro, sia da fonti interne sia esterne.
Выводы
La presenza del budget del flusso di cassa dà all’impresa un vantaggio significativo. Tuttavia, vale la pena ricordare che fare un piano è solo metà dell’opera, poiché questo deve anche essere rispettato. Le deviazioni sono consentite in caso di forza maggiore e di imprevisti.
Il servizio web FINOKO consente di automatizzare il calcolo del budget del cash flow. Il servizio fornisce la possibilità di determinare la struttura degli articoli del movimento del denaro. Un comodo sistema di gestione delle formule nelle metriche consente di automatizzare il processo di pianificazione e creare un modello finanziario completo dell’azienda. Il modulo di contabilità di gestione in 1C consente di caricare i dati effettivi sul movimento del denaro nei conti correnti e nella cassa dell’impresa.