Calendario dei Pagamenti

Ogni azienda ha determinati obblighi finanziari che devono essere rispettati. Tuttavia, se si verificano interruzioni di cassa, l’azienda andrà lentamente, ma inesorabilmente, incontro a problemi seri. Il calendario di pagamento combatte attivamente la mancanza di fondi e fornisce strumenti per la loro gestione; inoltre, esso riflette le informazioni su tutti i proventi e pagamenti necessari. Diamogli un’occhiata più da vicino – lo possiamo interpretare come la fonte del valore e delle peculiarità della struttura del lavoro. Il servizio FINOKO consente di automatizzare il lavoro con il calendario di pagamento.

Utilizzo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In qualsiasi azienda, l’analisi dei flussi di cassa è la chiave per il successo del funzionamento e la possibilità di intervento operativo nei processi aziendali.

Il calendario dei pagamenti consente di ottenere il pieno controllo sul movimento del denaro. L’esclusione di spese contingenti porterà a nessun costo inatteso (come le more per eventuali pagamenti in ritardo nei confronti dei fornitori) e permetterà di esplorare il potenziale economico del loro capitale di investimento.

Molto spesso ci troviamo di fronte alla ricerca di una risposta alla domanda – dove ottenere informazioni pertinenti che aiuteranno ad eseguire l’analisi dei flussi di cassa e capire la situazione sulla presenza di attività liquide? Per la gestione del flusso di cassa, viene utilizzato come approccio metodico nella gestione dei pagamenti, unendo gli strumenti in gruppi separati e sulla base dei principi di costruzione del bilancio.

La base per la compilazione del calendario di pagamento in 1C o in Excel sono i documenti primari, che rappresentano il risultato delle entrate per pagamenti e spese. Basandosi su una varietà di aree di funzionamento del business, è possibile classificare i flussi di cassa come:

• fiscali;
• calcolo con i fornitori;
• servizi di credito;
• sul salario.

A chi può essere utile il calendario dei pagamenti?

Praticamente tutti i dipendenti di una azienda possono trovare agio nell’utilizzo del calendario di pagamento. Questo vale sia per i fondatori e dirigenti, sia per i lavoratori di medio livello.

Ogni società commerciale ha un fatturato. Di solito, questo è collegato con attività di base, che si tratti di commercio, produzione, o la fornitura di servizi. In ogni caso, il calendario di pagamento consente il pieno controllo delle finanze.

Se il calendario di pagamento della società non è presente, la direzione deve considerare ogni richiesta di pagamento. Quando si dispone di un calendario, invece, il processo di coordinamento è molto più veloce e più facile. Tutto verrà eseguito sulla base della tabella di riepilogo.

Si può concludere che il calendario di pagamento sia effettivamente adatto a tutte le aziende, indipendentemente dalla dimensione: è apprezzato da coloro che danno valore al tempo e alla forza lavoro ed anche da coloro che sono abituati a controllare tutte le entrate e le spese della società.

La classificazione dei flussi di cassa per tipo consente di settare dei benchmark:

• pagamento Just-In-Time per i debiti e realizzazione di un cambio di valuta, se necessario, tenendo conto dei requisiti di legge;
• previsione e confronto delle entrate e delle spese nei conti dell’organizzazione o all’interno di qualsiasi forma di cooperazione (partecipazioni, società, ecc.);
• previsione delle minacce emergenti di deficit; analisi dei flussi di cassa e ricerca di soluzioni per evitare ritardi di pagamento;
• possibilità di identificare la necessità di prestiti liquidi e metodi per minimizzarli;
• rilevamento di denaro temporaneamente libero e le direzioni della loro moltiplicazione (collocamento a interesse, creazione di un portafoglio valutario, ecc.);
• monitoraggio dei limiti, implementazione di un’analisi comparativa sul movimento monetario previsto nel bilancio d’esercizio;
• divulgazione di informazioni affidabili e tempestive alla gestione della società.

Carico funzionale

L’utilizzo del calendario dei pagamenti permette di portare a termine i seguenti compiti all’interno dell’azienda: 

L’ottimizzazione dei parametri iniziali risolve molti problemi. L’applicazione dei risultati dello studio analitico sarà più efficace di altre forme di reporting:

• L’armonizzazione dei pagamenti comporta l’impostazione di una serie di requisiti per verificare l’affidabilità della controparte, la presenza di tutti i documenti necessari che confermano la legittimità della transazione e l’installazione di restrizioni sul volume dei pagamenti.
• Gestione dei parametri di liquidità dell’azienda – monitoraggio della differenza tra i flussi in entrata e le spese. Facendo un programma di accredito a breve termine sui conti, si avrà un efficace strumento di gestione della liquidità della società.
• Il controllo sulle dimensioni dei pagamenti indica il fatto che “il pagamento è all’interno del bilancio”. Molto spesso, nell’azienda possono verificarsi momenti imprevisti associati al superamento dei costi operativi. Applicando il calendario di pagamento in 1C o in Excel, si potranno ricevere immediatamente avvisi su tali situazioni e effettivamente effettuare calcoli o trasferirli in un secondo momento con il permesso del destinatario dei fondi.
• Diagnosi del deficit di cassa. Con questo concetto si intende lo squilibrio effettivo degli articoli principali. Questo è un vero e proprio strumento con cui è possibile vedere dove dirigere le finanze e in quale sequenza chiudere i problemi: contratti, tasse o personale. La contabilità automatizzata consentirà di apportare modifiche agli orari di inizio delle operazioni, ai volumi dei trasferimenti, alla formazione di fondi di riserva, all’attrazione e al loro posizionamento sui depositi.
• Considerazione parametrica della necessità di prestiti nel tempo. Quasi tutte le imprese almeno una volta hanno utilizzato prestiti bancari. Utilizzando i nostri servizi, si potrà facilmente calcolare la necessità di utilizzare il capitale preso in prestito e di campionare le fonti più economiche – a breve termine, a lungo termine o un contratto scoperto. Il processo di ottenimento richiede abbastanza tempo e si deve sapere in anticipo quando saranno necessari i fondi. Anticipare la necessità e sfruttare l’informazione in modo tempestivo è il vantaggio principale del nostro programma.
• Un pacchetto di punti di riferimento disponibili per uso interno 24/7 e la previsione sulla base del budget di esercizio. L’installazione di un sistema di sicurezza di qualità per l’accesso alla divulgazione dei dati interni e l’introduzione di un sistema di responsabilità a diversi livelli serviranno come fase iniziale nell’uso dell’analisi finanziaria.
• La velocità di elaborazione dei moduli elettronici è un vantaggio competitivo nel ridurre i propri costi fissi. L’automazione del flusso di lavoro consente di ridurre al minimo gli errori nella progettazione, ulteriori ri-approvazioni e firma. Questo approccio fornirà l’opportunità di assegnare rapidamente la domanda al punto corrispondente del budget di esercizio, reindirizzare il centro di responsabilità finanziaria, eseguire la verifica degli importi effettivi.

Come creare un calendario di fatturazione?

La creazione di un calendario di pagamento in un’azienda è un processo molto impegnativo. Questo significa che, se fatto autonomamente, richiede molto impegno e lavoro.

Una chiara pianificazione e una divisione in fasi, sarà solo un vantaggio per voi.

Pianificazione dei dati

Una pianificazione non è possibile senza un bilancio sul flusso di cassa. Da esso è possibile ottenere tutte le informazioni, suddivise in date, sulle entrate e pagamenti pianificati. Di conseguenza, è possibile effettuare sezioni dettagliate nel calendario di pagamento, con una distribuzione mensile;

Analisi dei pagamenti imminenti

In questo caso, vengono presi in considerazione tutti gli articoli dei pagamenti imminenti, i contratti e le relazioni con le controparti. Proprio sulla base di questo, si formerà un calendario di pagamento. Questa analisi consente di monitorare in futuro tutti i pagamenti e le ricevute imminenti.

Dopo aver definito tutti i pagamenti e le ricevute imminenti per un determinato periodo, viene generato un calendario di pagamento. Gli importi approvati sono la base per la formazione del registro e l’esecuzione;

Documentazione

Una volta che il calendario di pagamento viene approvato dall’ordine, ne è obbligatoria l’esecuzione. Questo vale sia per le unità che per i dipendenti. Questo documento deve contenere tutte le informazioni sui termini, i pagamenti, le entrate e le persone responsabili.

Come far applicare il calendario dei pagamenti?

Dopo aver formato il calendario di pagamento, è possibile andare avanti. Come implementarlo correttamente? Ogni giorno, nel calendario di pagamento vengono apportate modifiche su tutti i pagamenti effettuati, ricevute di denaro e saldi effettivi.

Questa procedura è utile in quanto siamo in grado di analizzare in anticipo la situazione finanziaria della società. Ci sono deviazioni dal piano? L’azienda rischia un gap nei fondi? La situazione ideale è condurre tale analisi una volta alla settimana.

Non è necessario evitare di creare un programma di pagamenti e vantaggi, quando si crea un calendario di pagamento. Nel dettaglio esso dovrebbe dipingere tutte le informazioni sulle date per il periodo di tempo successivo. In primo luogo, ciò è necessario per determinare l’immagine esatta dei pagamenti imminenti.

Cosa non dimenticare quando si prepara un calendario di pagamento

Molto spesso, quando si inizia a creare un calendario di pagamento in Excel, ci si accorge che questo approccio richiede molto lavoro manuale ed i dati diventano irrilevanti rapidamente. Senza un software che ci aiuti, non è possibile avere una base corretta per l’analisi: è necessario scaricare costantemente i dati, aggiornare le attività attuali, l’affidabilità della documentazione di accompagnamento.

Il passo successivo, di regola, è quello di creare un calendario di pagamento in 1C e questo approccio offre molte opportunità. Il servizio FINOKO consente di automatizzare il calendario di pagamento, utilizzando tutti i dati dei programmi 1C e fornire un accesso sicuro a informazioni di dipendenti chiave, ovunque essi si trovino.

Nel servizio FINOKO, è possibile eseguire l’analisi dei flussi di cassa, controllare i limiti e concordare le applicazioni da un’app mobile o Web. Si noti che questo tipo di Add-On consente automaticamente:

• compilare report pianificati su entrate e costi reali basati sulla contabilità;
• controllare i limiti delle voci del budget;
• informare tempestivamente delle risorse disponibili, così come delle azioni di ottimizzazione per eliminare i debiti;
• influenzare la disponibilità delle informazioni da parte delle diverse divisioni strutturali dell’azienda.

Molto spesso, si tenta di implementare la pianificazione utilizzando l’editor di tabelle di MS Excel, ma in realtà è una perdita. Ciò è dovuto dall’ottenimento di un basso livello di efficienza nella presentazione dei risultati, data la presenza di un lavoro manuale (duplicazione dei valori, errori).

Saremo lieti di aiutarvi ad automatizzare e implementare il calendario di pagamento nel vostro lavoro quotidiano. Garantiamo efficienza e l’assenza di danni, indipendentemente dalla tipologia di business.